Business Process Management

Was ist Business Process Management?

Hinter BPM (Business Process Management) verbirgt sich der Ansatz, den Betrieb, eine Behörde oder sonstige Organisation als Zusammenspiel einzelner Geschäftsprozesse zu sehen. Hierbei wird die Frage gestellt, wer etwas wann, wie, womit macht. "Wer" sind dabei Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, Fremdfirmen oder aber auch künstliche Systeme wie z.B. Maschinen, Software usw. Typisch ist es, die betrieblichen Prozesse z.B. mittels Business Process Modeling Notation (BPMN) oder Business Process Modeling Notation (BPMN) in einer einheitlichen Art und Weise darzustellen.

Üblicherweise kommen die Methoden des Business Process Management dort zum Einsatz, wo komplexe und zeitintensive Prozessabläufe existieren. Interessant wird es vor allem dann, wenn Prozesse manuell abgearbeitet werden, anstatt automatisiert abzulaufen. Oft sind es auch einfach Auflagen wie z.B. Qualitätsanforderungen, Zertifizierungen o.ä. die es notwendig machen Prozesse nachvollziehbar und stabil zu gestalten.

Typische Beispiele für Einsatzbereiche des BPM

Theoretisch können alle Abläufe eines Unternehmens als Prozesse aufgefasst und dargestellt werden. In der Praxis wird BPM dort eingesetzt, wo der Work Flow bzw. Message Flows komplex sind, viele Beteiligte involviert sind (Collaboration) und der Informationsfluss eine große Rolle spielt. Das sind beispielsweise Bereiche wie:

• Qualitätsmanagement
• Auftragsbearbeitung, Posteingangsverarbeitung, Rechnungsverarbeitung
• Angebotsmanagement
• Digitale Assistenzsysteme
• intelligente Automatisierung (IA)
• Formularmanagement
• Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC)
• Ideenmanagement (IDM)
• Vertragsmanagement (VRM)
• Personalmanagement, Urlaubs- und Abwesenheitsworkflow
• Purchase Order / Bestellwesen
• Reklamations- und Beschwerdemanagement

Die Qualität betrieblicher Produkte oder Dienstleistungen ist sehr mit der Qualität bzw. dem Optimierungsstand der Unternehmensprozesse verbunden. Um alle Vorgaben, Aufgaben, organisatorische Regeln, Ressourcen und Maßnahmen aufeinander abzustimmen ist ein umfassenden Prozessmanagement zweckmäßig (vgl. auch DIN ISO 9001:2015 ).

Wenn die Prozesse analysiert und z.B. in einer Prozesslandkarte, UML oder BPMN 2.0 - Notation dokumentiert und optimiert sind, dann kann die Umsetzung der Abläufe in unterstützende Anwendungssysteme erfolgen. Daraus entstehende Systeme werden oft gerne im Look & Feel vorhandener Software realisiert und integriert.

Vorteile und Ziele des Business Process Management

Die Analyse und Dokumentation der oft jahrelang gewachsenen Prozesse offenbart eine strukturierte Sicht auf die eigenen betrieblichen Vorgänge bzw. Abläufe und schafft eine bessere Transparenz. Es geht auch um das Aufdecken potentieller Schwachstellen und herausarbeiten von Optimierungspotenzialen, indem beispielsweise Vermeidung redundanter Tätigkeiten angestrebt wird. Durch BPM ist in der Regel auch eine bessere und strukturierte Planung und Optimierung der Geschäftsprozesse möglich. Die Überwachung der Prozesse wird vereinfacht. Insgesamt geht es um die Steigerung der Transparenz und Effizienz. Ziel ist es mehr Flexibilität zu erreichen und schneller auf neue Anforderungen zu reagieren. Konkret werden auch Ziele wie Qualitätssteigerung, Kosteneinsparungen oder Vermeidung von Medienbrüchen genannt. BPM unterstütze oder ist sogar eine Voraussetzung für die Planung und Simulation von Umstrukturierungen oder Geschäftserweiterungen (z.B. neue Geschäftsmodelle) im Rahmen eines Veränderungsmanagements.

Wo können IT-Dienstleister eingesetzt werden?

Ob nun der Anstoß für ein BPM-Vorhaben aus dem Betrieb selbst kam oder von außen „herangetragen“ wurde, ist es zunächst ein Projekt, dass für gewöhnlich nicht mit den standardmäßigen Tätigkeiten des Unternehmen abgedeckt werden kann. Es ist etwas Neues. Gleichzeitig sind auch hier, wie in vielen anderen Projekten auch, besonders die anfänglichen Planungs- und Einrichtungsphasen für den Gesamterfolg bzw. den späteren Aufwand wichtig. Es gilt, besonders am Anfang Fehler zu vermeiden und gleichzeitig fehlt die BPM-Erfahrung. Von daher kann es zweckmäßig sein, bei BPM-Vorhaben auf externe IT-Dienstleister zurückzugreifen. Wir möchten im folgenden Bereiche aufzeigen, in denen wir externe Unterstützung von geeigneten Beratern besonders empfehlen:

• Visualisieren und digitalisieren betrieblicher Prozesse, Erstellung von Prozessmodellen und Konzepten für Prozesslandkarten.
• Auswahl und/oder die Anwendung von standardisierten Methoden oder Werkzeugen bzw. Software wie z.B. Modellierungssprachen, Entwicklungsumgebungen
• Entwicklung von BPM-Systemen bzw. BPM-Software. In der Regel geschieht das basierend auf speziellen Entwicklungs- und Visualisierungstools, angelehnt an individuelle BPM-Anforderungen
• Process Consulting in den Bereichen Strategieentwicklung, Organisation und Prozessmanagement oder Leadership und Management
• BPM-Entwicklung mit einer Serviceorientierte Architektur (SOA) ähnlich wie im klassischen IT-Ansatz oder speziell die Entwicklung digitalisierter Lösungen für kritische Geschäftsprozesse
• Ist-Zustand des BPM und der Haupt-Geschäftsprozesse (Ende-zu-Ende) ermitteln
• Unterstützung in Bereichen für die eine konzeptionelle und strategische Sicht von außen zweckmäßig ist
• Umsetzung bestimmter Ansätze wie z.B. Agilisierung, Scrum oder Aufbau einer agilen Unternehmensführung oder Annäherung eines Lean-Management (Schlankes Management)
• Individuelle Problemstellungen für die Fachkompetenz und Branchenerfahrung gefragt sind
• BPM Schulungen und Workshops oder BPM-Projektleitung
• Geschäftsmodellentwicklung (Ist-Geschäftsmodelle modellieren, Soll-Geschäftsmodelle herausarbeiten), Business Modelling oder auch das New Business Development
• Moderation und Prozessmanagement und Unterstützung des BPM-Lifecycles oder die Begleitung in Veränderungsprojekten
• Target Operating Models (Steuerung)

Zahlen, Daten, Fakten BPM-Dienstleister und Anbieter

Laut einer BPM-Studie von BearingPoint und BPM&O sehen zwar 77 % der Unternehmen BPM als wichtige Grundlage für die Digitale Transformation, optimieren aber aber immer noch hauptsächlich die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation und die regelmäßige Prozessmessung und Controlling weiterhin nur ansatzweise erfolgt.

Es zeigt sich auch hier, dass besonders bei der Umsetzung des BPM externe Unterstützung ratsam ist.

BPM Dienstleister beauftragen – Worauf sollte man achten?

Die Anforderungen an externe BPM-Dienstleister orientieren sich stark an den zu unterstützenden Bereich des BPM. Im Bereich Strategie oder Geschäftsmodellentwicklung spielt beispielsweise die Branchenerfahrung eine wichtige Rolle. Im Vergleich dazu kommen für Unterstützungen in taktischen BPM-Bereichen wie Datenerfassung, Modelling, Entwicklung eher Methoden- und Werkzeugerfahrung oder Zertifikate in Betracht. Es gilt hier den IT-Dienstleister zu Fragen, welche Methoden bisher benutzt wurden oder mit welchen Tools gearbeitet wurde und diese Erfahrungen dann zu gewichten. Lassen Sie sich über Referenzprojekte aufklären und hinterfragen Sie die Ergebnisse.

Besonders bei Integrationsprojekten ist auch das Know Know über die vorhanden IT-Systeme wichtig (z.B. SAP), um die Wahrscheinlichkeit von Fehlentwicklungen zu reduzieren.

BPM-Consulting - was kostet das?

Durchschnittlich wird von freiberuflichen IT-Beratern mit Spezialisierung auf BPM zwischen 100 und 140 Euro pro Stunde verlangt.

Da wir es bei BPM-Projekten mit längerfristigen Projekten zu tun haben, kommen noch Nebenkosten wie Hotel und Verpflegung dazu.

Problematisch ist es, dass man nur sehr schwer den zeitlichen Horizont eines BPM-Projekts abschätzen kann. Normalerweise fehlt in den Betrieben hierfür die Erfahrung, da solche Projekte nicht so häufig durchgeführt werden wie z.B. die klassische Softwareentwicklung neuer Anwendungsbereiche.

Manche ITD-Anbieter bieten für Neukunden auch preisgünstige Startpakete an. Fragen Sie danach!