Sozialer Dienstleister sucht IT-Dienstleistung (Netzwerkeinrichtung inkl. Telekommunikation, Internet, Sicherheit, danach Support u. Wartung)

Wir suchen eine Lösung für die IT-Versorgung von einer kleinen sozialen Einrichtung für die ambulante Betreuung von Menschen mit Behinderung. Dabei geht es um den Aufbau der Infrastruktur im Sinne von Server und/oder Cloud, die fachliche Unterstützung bei diversen Aufgaben zur Einrichtung der IT und den dauerhaften Support für Hardware und Software als Dienstleistung.

Wir bitten ausdrücklich um ein Angebot basierend auf der Microsoft Office 365 Cloudlösung und den Rabatten für gemeinnützige Einrichtungen, gegebenenfalls unter Ergänzung einer maßvollen lokalen Serverlösung. Kompetente Beratung im Umgang mit dem Datenschutz Gesetz und praktikable Vorschläge zur Umsetzung entweder IT technisch oder rechtlich / durch entsprechenden Vereinbarungen ist willkommen.

Der Verein unterstützt im Wesentlichen die soziale Einrichtung mit kaufmännischen und organisatorischen Tätigkeiten. Der Verein ist der Arbeitgeber, der in den beiden Wohngruppen beschäftigten 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und für die Abwicklung der wesentlichen Einnahmen und Ausgaben der Wohngruppen zuständig. Geführt wird der Verein durch einen 5-köpfigen, ehrenamtlich tätigen Vorstand und einer angestellten Geschäftsführerin.

Im Haus befindet sich im EG für den Verein ein Büro mit einem Desktop-Arbeitsplatz und einem per LAN angebundenen Multifunktionsprinter. Die Internet- und Telefonie-Anbindung erfolgt über einen DSL-Coax-Anschluss mit einer Bandbreite von 200 Mbit Download / 40 Mbit Upload. Über eine AVM Fritz!Box 6490 wird sowohl ein Gbit LAN im EG und den beiden Wohngruppen als auch ein WLAN im EG realisiert. Über dieses Netzwerk wird eine Videoüberwachung mit 2 IP-Kameras und ein Tablet betrieben. Die Videoüberwachung muss vor unbefugten Zugriff geschützt werden und sollte nicht außerhalb des Hauses abgreifbar sein. Die Wohngruppen verfügen jeweils über einen eigenen DSL-Anschluss ebenfalls mit 200 Mbit Download / 40 Mbit Upload über eine AVM Fritz!Box 6490, worüber alle Bewohner und Mitarbeiter über WLAN-Zugang zum Internet haben. Remote Zugriff über die Fritz!Box ist als technische Lösung vorstellbar.

In den beiden Wohngruppen befindet sich jeweils ein Notebook-Arbeitsplatz inkl. Multifunktionsprinter dediziert für die Mitarbeiter. Die Telefonie erfolgt im EG-Büro über ein an der Fritz!Box angebundenes DECT-Telefon und in den Wohngruppen über eine Mitel-Telefonanlage mit DECT-Telefonen und ISDN-Anbindung zu allen drei Fritz!Boxen.

Es sollen folgende Anforderungen vom IT-Dienstleister erfüllt werden können:

IT-Arbeitsplatz

Das System sollte für 10-50 Arbeitsplätze ausgelegt sein (aktuell etwa 20). Es werden i.d.R. mobile Arbeitsplätze mit Office 365 eingesetzt. Als Office-Anwendungen kommen in erster Linie die Standardapplikationen zum Einsatz, der Gebrauch von Sharepoint und Unterstützung beim Einrichten der entsprechenden Strukturen ist gut vorstellbar. Der Zugriff erfolgt sowohl lokal in der Einrichtung über WLAN als auch Remote. Mitarbeiter und teilweise Vereinsmitglieder müssen sowohl vom eigenen PC als auch von PCs, die der Verein zur Verfügung stellt, auf das System zugreifen können.

Sichere Anbindung

Die Remote-Anbindung der mobilen Arbeitsplätze muss nach dem aktuellen Stand der Dinge abgesichert erfolgen.

Die Verwendung von privaten Geräten ist aufgrund des Datenschutzgesetztes problematisch, aber trotzdem durchaus wünschenswert, da wir auch den sporadischen Zugriff auf Vereins und Einrichtungs-IT ermöglichen wollen und nicht jedem User einen Laptop zur Verfügung stellen können. Absicherung über eine Selbstverpflichtung oder technisch durch eine Art "virtual desktop" wäre je nach zugrundeliegendem System denkbar: z.B. per Office Online, VDI-Desktop oder Azure Remote-App. Ebenso ist die Nutzung der E-Mail-Accounts durch Smartphone gewollt. Vorschläge zur Einbindung privater mobiler Endgeräte in Vereinbarkeit mit dem Datenschutz sind gerne willkommen.

Zentrale Datenablage

Die Daten sollen zentral für alle User entsprechend dem Berechtigungskonzept zugänglich abgelegt werden. Hierzu kann eine serverbasierende oder cloudbasierende Lösung zum Einsatz kommen. Es ist wünschenswert, dass die Datenspeicherung in Deutschland erfolgt bzw. entsprechende vertragliche Garantien bezüglich der Vertraulichkeit der Daten vom Cloudanbieter vorliegen. Hierbei ist auch eine sinnvolle E-Mail-Archivierung zu berücksichtigen.

Die Datennutzung soll "Multi-User"-fähig sein mit entsprechendem Dokumenten- und Versionsmanagement und Wiederherstellungsmöglichkeit. Wichtig ist auch, dass die Daten vor Verlust durch Diebstahl, Feuer/Wasser etc. oder Hardwaredefekten geschützt sind und eine sinnvolle Backup-Lösung vorhanden ist mit entsprechend akzeptabler Wiederherstellungszeit.

Betriebliche Software

Zur Zeit ist noch keine spezielle betriebliche Software im Einsatz. Denkbar und mittelfristig wahrscheinlich ist der Einsatz entsprechender Software für ambulante Pflegeeinrichtungen, die sowohl cloudbasiert oder client-/serverbasiert sein könnte. Empfehlungen für Software für ambulante Pflegeeinrichtungen, die in erster Linie Dienstpläne, Urlaubsplanung und Dokumentation erleichtert, werden gerne entgegen genommen. Vorstellbar wäre aufgrund des geringen Volumens aber auch die Unterstützung beim Aufbau entsprechender einfacher Lösungen mit Hilfe von Excel / Sharepoint etc.

E-Mail-Hosting

Die E-Mails werden künftig über einen separaten Provider (vermtl. Strato) gehostet. Einrichtung der E-Mail-Accounts als Service bzw. Support. Das Backup aller dienstlichen E-Mails muss gewährleistet werden.

Datensicherheit

Die gesamte IT-Infrastruktur, Server und Datei-Ablagen sowie alle IT-Arbeitsplätze müssen stets gegen Viren, Schadsoftware etc. durch entsprechende Schutz-Software und Firewalls geschützt sein.

Berechtigungskonzept

Die Anmeldung im Office365 und der Zugriff auf die Daten erfolgt über personifizierte User-Accounts mit entsprechendem Passwortschutz. Die Vorstandsmitglieder, Geschäftsführung und Mitarbeiter haben unterschiedliche Berechtigungslevel beim Zugriff auf die Daten. Hierzu wird der IT-Dienstleister ein entsprechendes Konzept erstellen und umsetzen. Dies beinhaltet auch die unterschiedlich zeitlich begrenzte Speicherung von Daten und E-Mails.

Das eingesetzte Berechtigungskonzept muss sowohl vertikal (innerhalb der Ebene) als auch horizontal (zusätzliche Ebenen) erweiterbar sein.

Webseite

Der Verein betreibt eine Webseite (bei Strato) – diese müsste auf eine neue Domäne umgezogen werden. Die Pflege erfolgt ansonsten durch den Verein.

Support bzw. Service

Die vorhandene IT-Infrastruktur und IT-Arbeitsplätze werden zum Beginn vom IT-Dienstleister auf ausreichende Funktionsfähigkeit geprüft, ggf. erweitert oder ersetzt und für den Einsatz und Support freigegeben.

User-Accountpflege

Die komplette User-Accountpflege (Anlage, Zugriffsrechte-Änderung, Löschung etc. inkl. E-Mail-Account Pflege beim Provider) erfolgt durch den IT-Dienstleister. Hierfür wird ein entsprechender Antrag-/Genehmigungsprozess eingerichtet.

Support-Hotline

Der IT-Dienstleister bietet einen vollumfänglichen Service zur Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft der IT-Infrastruktur und IT-Arbeitsplätzen an. Dieser erfolgt bestenfalls an 6 Tagen pro Woche in der Zeit von 09:00 bis 17:00 Uhr. Die Hotline ist sowohl telefonisch als auch per Email erreichbar und hat eine kurzfristige Reaktionszeit.

Anwenderschulung

Der IT-Dienstleister bietet auf Wunsch des Vereins entsprechende Schulungen z.B. für die Standard-Applikationen (Office 365) an.

DSGVO

Der Verein hat in seinem täglichen Handeln vielfach mit sensiblen personenbezogenen Daten zu tun. Daher ist die DSGVO stets einzuhalten. Der IT-Dienstleister richtet den Betrieb der IT-Arbeitsplätze DSGVO-konform aus.

Kosten

Der Betrieb vernetzter IT-Arbeitsplätze bedeutet eine Vielzahl von Kosten. Dem Verein ist daran gelegen, diese Kosten möglichst gering und effizient zu halten.

Einmal-Kosten bzw. Anfangsinvestitionen

Durch den IT-Dienstleister erfolgt eine Aufstellung der erforderlichen "Einmal-Kosten" / Investitionen zu Beginn. Hiervon sind sowohl die Hardware-Anschaffungskosten als auch Einrichtungs- und Umstellungskosten betroffen. Bei den Hardware-Anschaffungskosten ist auch die voraussichtliche Nutzungsdauer der Hardware wichtig.

Betriebskosten / regelmäßige, wiederkehrende Kosten

Der IT-Dienstleister erstellt eine Übersicht über die monatlichen Betriebskosten (Provider-Kosten, Leitungskosten, Lizenzkosten, Supportkosten, etc.)

Innovationen / Risiken

Der IT-Dienstleister weist den Verein regelmäßig auf Innovationen und Risiken hin, die für den Betrieb der IT-Arbeitsplätzen relevant sind.